Come nella maggior parte della pratica contabile, esistono diversi modi per impostare i conti per il deprezzamento. Nel seguito verrà illustrato un metodo generale che dovrebbe essere sufficientemente flessibile per essere utilizzato nella maggior parte delle situazioni. Il primo conto di cui si avrà bisogno sarà un conto relativo al Costo del bene (tipo di conto di GnuCash: attività), nel quale verrà semplicemente registrato l’acquisto del bene. Normalmente questo acquisto avviene con una transazione dal proprio conto bancario.

Allo scopo di tenere traccia del deprezzamento del bene, saranno necessari due conti di svalutazione. Il primo è il conto per il Deprezzamento accumulato nel quale verranno registrate le somme di tutti gli importi di svalutazione e conterrà dei valori negativi; in GnuCash, questo conto appartiene alla famiglia delle attività. Il conto del deprezzamento accumulato è bilanciato da un conto Uscite:Deprezzamento, nel quale vengono registrate tutte le uscite periodiche; in GnuCash, questo conto è del tipo Uscite.

Più sotto è riportata una generica struttura dei conti per il tracciamento della svalutazione di due beni: BENE1 e BENE2. I conti del Costo del bene sono bilanciati dal Conto Bancario, il conto del Deprezzamento accumulato è bilanciato dal conto delle Uscite del deprezzamento.

Uno dei vantaggi della struttura dei conti presentata, è che fornisce immediatamente alcuni valori riassuntivi riguardanti il bene che si sta deprezzando. Il totale del conto Attività:Beni immobili:BENE1 mostra il valore attualmente stimato per il BENE1, il conto Attività:Beni immobili:BENE1:Costo visualizza quanto è stato pagato originariamente il BENE1, Attività:Beni immobili:BENE1:Deprezzamento riporta il deprezzamento accumulato relativo al BENE1 e, infine, il conto Uscite:Deprezzamento visualizza il deprezzamento totale cumulato di tutti i beni.

È sicuramente possibile utilizzare altre strutture dei conti. Una configurazione diffusa prevede di combinare i conti delle attività Costo del bene e Deprezzamento accumulato. In questo modo si ha il vantaggio di avere meno conti che popolano la propria struttura, ma, di contro, per determinare alcune delle grandezze principali descritte nel paragrafo precedente, è necessario aprire la finestra del registro del conto. Come nella maggior parte delle cose, esistono diversi metodi per compiere la stessa azione: l’importante è utilizzare quella che risulta più comoda per le proprie necessità o capacità.

L’inserimento degli importi relativi al deprezzamento, deve essere effettuato in modo manuale per ogni periodo contabile. Non c’è, attualmente, modo in GnuCash di eseguire automaticamente i calcoli relativi allo schema di svalutazione o di inserire automaticamente i valori nel conto corretto. Comunque, essendo il periodo contabile generalmente pari a 1 anno, non si tratta di un lavoro molto impegnativo eseguendolo manualmente.