Regras contabilísticas básicas agrupam todas as coisas relacionadas com finanças em 5 tipos fundamentais de “contas”. Ou seja, tudo aquilo com que as contas lidam pode ser colocado numa destas 5 contas:

Está claro que se pode categorizar o seu mundo financeiro nestes 5 grupos. Por exemplo, o dinheiro na sua conta bancária é um activo, o seu crédito à habitação é um passivo, o seu salário é uma receita e o jantar fora da noite passada é uma despesa.

Com 5 contas básicas definidas, qual é a relação entre elas? Como é que um tipo de conta afecta as outras? Primeiro, o capital próprio é definido pelo activo e pelo passivo. Ou seja, o seu valor líquido é calculado subtraindo o seu passivo do seu activo:

Activo - Passivo = Capital próprio

Para além disto, pode aumentar o seu capital próprio com receitas e diminui-lo com despesas. Isto faz sentido, claro. Quando recebe o seu salário fica mais “rico” e quando paga o jantar fica mais “pobre”. Isto é expresso matematicamente por aquilo que é conhecido como a equação contabilística:

Activo - Passivo = Capital próprio + (Receita - Despesa)

Esta equação tem de estar sempre equilibrada, uma condição que só pode ser satisfeita se inserir valores em múltiplas contas. Por exemplo, se receber dinheiro na forma de receita, tem de ver um aumento igual no seu activo. Outro exemplo, pode ter um aumento no activo se tiver um aumento paralelo no passivo.

Figura 2.1. As relações básicas entre contas

Uma imagem das relações entre as cinco contas básicas. O valor líquido (capital próprio) aumenta através da receita e diminui através da despesa. As setas representam o movimento do valor.

A equação contabilística é o próprio coração de um sistema contabilístico de dupla entrada. Para cada alteração de valor numa conta da equação contabilística, tem de haver uma alteração equilibrada noutra. Este conceito é conhecido como Princípio do equilíbrio e é de importância fundamental para compreender o GnuCash e outros sistemas contabilísticos de dupla entrada. Quando trabalha com o GnuCash, estará sempre preocupado com pelo menos duas contas, para manter a equação contabilística equilibrada.

Equilibrar alterações (ou transferir dinheiro) entre contas é feito debitando uma conta e, simultaneamente, creditando outra. Débitos e Créditos contabilísticos não significam “decréscimo” e “acréscimo”. Tanto os débitos como os créditos aumentam certas contas e diminuem outras. Em contas de activos e despesas, os débitos aumentam o saldo e os créditos diminuem-no. Nas contas de passivo, capital próprio e receita, os créditos aumentam o saldo e os débitos diminuem-no.

Na contabilidade tradicional de dupla entrada, a coluna esquerda do diário é usada para débitos, enquanto a coluna direita é usada para créditos. Os contabilistas registam aumentos do activo e despesas na coluna dos débitos (esquerda) e aumentos do passivo e capital próprio e receitas nos créditos (direita). O GnuCash segue esta convenção nos diários.

	Nota
	Esta terminologia contabilística pode ser confusa para novos utilizadores, que é o motivo porque o GnuCash lhe permite usar termos como Depósito e Levantamento. Se preferir os termos contabilísticos formais, pode forçar os cabeçalhos de coluna a usá-los no separador Contas nas Preferências (consulte o manual de ajuda do GnuCash para obter mais informação sobre como definir preferências).

Atenção

A utilização comum das palavras débito e crédito não corresponde à forma como os contabilistas usam estes termos. Em termos comuns, crédito tem uma associação positiva. Em contabilidade, crédito significa afectar a coluna direita de um diário de conta. Isto é associado a um decréscimo no activo e nas despesas, mas a um acréscimo de receita, passivo e capital próprio. Para mais detalhes, veja Débitos e créditos.