O primeiro passo para o protocolo da folha de pagamento é criar uma lista de todos os impostos e deduções possíveis para cada empregado. Cada entrada deve incluir definições e fórmulas de cálculo para cada valor. Uma vez estabelecido o protocolo, este só precisa de ser alterado quando as leis sobre salários ou impostos forem alteradas.

No cenário proposto, tal lista seria assim:

	Nota
	O salário líquido do empregado (E_SALÁRIO_LÍQUIDO) é definido como E_SALÁRIO_BRUTO - E_IMP1 - E_IMP2 e não precisa de constar nesta lista por ser composto por itens que já lá existem.

Coloque as fórmulas reais para o cálculo de cada dedução nesta lista. Por vezes, estas fórmulas são bastante complexas, por vezes dizem simplesmente "procurar na tabela XYZ dos códigos fiscais".

Note que pode calcular alguns valores interessantes utilizando as definições acima. Um desses valores é o custo total para a empresa: E_SALÁRIO_BRUTO + C_IMP1 + C_IMP2.

Quando regista a folha de pagamentos no GnuCash, faça-o como uma única transacção com parcelas. Esta transacção fraccionada povoa as contas de despesas e passivo apropriadas. Se precisar de consultar a folha de pagamentos mais tarde, basta abrir a transacção com parcelas.

Com a lista de deduções acima, pode ser gerado um mapa de transacções com parcelas por empregado. Cada um dos itens da lista são mapeados para uma conta do GnuCash.

Note-se que os componentes C_IMP1 e C_IMP2 têm entradas tanto no passivo como na despesa. A componente da companhia em cada imposto é gasta no momento da folha de salários, mas permanece no passivo até que os impostos sejam devidos.

Vá à conta a partir da qual o empregado será pago, por exemplo, Activos:Conta à ordem. Abra uma transacção com parcelas e insira os valores reais, utilizando o mapa de transacções acima como guia. Repita isto para todos os funcionários.

Dica

Este processo manual é aborrecido, especialmente se tiver um grande número de empregados. Uma ferramenta do GnuCash que certamente quer utilizar ao entrar na folha de salários dos empregados é uma transacção duplicada (utilizar Duplicar na barra de ferramentas). Isto poupa o trabalho de ter de inserir todas as parcelas da transacção para cada empregado. Ainda precisa de alterar as quantias em dinheiro para corresponderem aos valores reais dos salários de cada empregado, mas não terá de construir a divisão para cada empregado. Se as transacções da folha de salários não mudarem significativamente a cada período de pagamento, também pode utilizar a duplicação para a mais recente transacção de folha de salários para cada empregado e para o período de pagamento actual. Se o fizer a toda a hora, consulte as transacções agendadas e poupe ainda mais tempo!

A última coisa a fazer é pagar os impostos ao Estado. As contas de passivo têm vindo a recolher os impostos de várias agências governamentais e, periodicamente, é necessário enviar um pagamento ao estado. Para o fazer, basta inserir uma transacção de duas contas, por exemplo, na conta à ordem para pagar a dívida fiscal. A transacção é entre a conta à ordem e a conta do passivo, nenhuma conta de despesas é envolvida. As contas de despesas são debitadas no momento em que a obrigação fiscal é registada.