GnuCash以文件形式存储最高层级的信息。一个文件可以以单个XML文件（在所有版本的 GnuCash上）或SQL数据库（2.4或更高版本的GnuCash上）的形式存储在你的计算机上。

	注意
	SQL发音为“sequel”，所常写作和念作“SQL数据库”。

使用XML文件格式时，GnuCash会在单个XML文件中存储你的数据，文件通常使用压缩格式（此行为可以在GnuCash首选项下的通用选项卡中进行修改）。

使用SQL存储时，GnuCash会在你选择的数据库软件（SQLite3、MySQL或PostgreSQL）中把数据存储至 SQL数据库中。

你需要为你正在处理的一组科目准备主文件或数据库。要了解怎样创建和管理GnuCash文件，可参见 第 2.4 节 “存储财务数据”。

	注意
	你如果认为需要多于一组的科目，则应在处理账目前咨询专业会计师。大多数用户仅需一个数据文件。

备份文件和日志文件由GnuCash适时自动生成。备份文件和日志文件会在第 2.5 节 “备份与恢复数据”详细阐述。

科目跟踪你拥有的、欠别人的、你花费的或你得到的东西。每个GnuCash文件可包含任意数量的科目，每个科目又可包含许多子科目，层数不限。正如下文所述，这个简单的特性使GnuCash能够管理你的财务的方方面面。

例如，科目可以包括：活期账户、储蓄账户、信用卡账户、房屋贷款和其它贷款。每个GnuCash科目跟踪对应的“真实”账户的活动，便于你了解其状态。

此外，科目也可以把你收到或花出的钱分类。例如，你可以创建费用科目来记录你为公共服务和食品杂货付的钱。就算这些科目并不对应于会收到账单的实际账户，也可以使你了解在各个方面花了多少钱。

本指南会在第 2.8 节 “科目”中更详细地介绍科目。

交易代表金额在科目间的转移。任何在你花出或收到钱，或在账户间转账的时候，都会产生交易。

例如，交易可以是：支付手机话费、把钱从储蓄账户转到活期账户、买烧饼、取出现金和存入工资。第 2.9 节 “交易”会更深入地介绍怎样录入交易。

在复式记账中，交易总是至少涉及两个科目——一个付款科目，一个收款科目。根据这一规则，GnuCash会在交易中对每个受影响的科目各插入一行，并在每一行中记录涉及的金额。交易中记录涉及的科目与金额的行称为分录。每个交易可以包含任意数量的分录。

	注意
	交易分录会在第 2.9.3.2 节 “分录交易示例”详细介绍。