4.5. Terminierte Buchungen

Terminierte Buchungen werden verwendet, um wiederkehrende Finanztransaktionen wie zum Beispiel Abonnements, Versicherungsbeiträge, Mietzahlungen einzugeben. Durch Verwendung von terminierten Buchungen brauchen Sie die betreffende Buchung nur einmal zusammen mit einigen Parametern wie Startdatum, Ausführungsdatum und Frequenz und einer kleinen Beschreibung einzugeben, dann erinnert GnuCash Sie an die Fälligkeit einer Buchung, und erstellt sie für Sie.

In diesem Leitfaden nutzen wir ein monatliches Internetabo über 20 € mit Ausführungsdatum am 28. eines jeden Monats als Beispiel.

In GnuCash gibt es zwei Wege, um terminierte Buchungen anzulegen, in der Buchungsansicht oder durch den Editor für terminierte Buchungen.

4.5.1. Erstellung in der Buchungsansicht

Geben Sie das erste Auftreten Ihrer terminierten Buchungen in der Buchungsansicht ein. Im Feld Buchen der Buchung geben Sie Aufwendungen:Internet ein, wie es in der nächsten Abbildung gezeigt wird.

Erster Schritt zur Erstellung einer terminierten Buchung in der Buchungsansicht

Erster Schritt zur Erstellung einer terminierten Buchung in der Buchungsansicht

Anmerkung

Da wir das Konto Aufwendungen:Internet noch nicht erstellt haben, fordert uns GnuCash auf es anzulegen.

Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf diese Buchung, und wählen Terminiert...

Zweiter Schritt zur Erstellung einer terminierten Buchung in der Buchungsansicht

Zweiter Schritt zur Erstellung einer terminierten Buchung in der Buchungsansicht

Es erscheint folgendes Fenster:

Dritter Schritt zur Erstellung einer terminierten Buchung in der Buchungsansicht

Dritter Schritt zur Erstellung einer terminierten Buchung in der Buchungsansicht

Jetzt wollen wir die Daten der Buchung eintragen. Wir wissen, dass die Zahlung des Abo am 28. jedes Monats erfolgt, und die nächste Ausführung im nächsten Monat stattfindet (wir haben diesen Monat ja schon manuell gebucht):

Eintrag der Daten einer terminierten Buchung

Eintrag der Daten einer terminierten Buchung

Klicken Sie auf den Knopf OK, um die Eingabe der terminierten Buchung abzuschließen. GnuCash hat diese Buchung jetzt gespeichert und wird am 28. des nächsten Monats fragen, ob die Buchung automatisch erstellt werden soll (siehe auch die Abbildung weiter unten).

4.5.2. Erstellung im Editor für terminierte Buchungen

Ein anderer Weg der Eingabe von terminierten Buchungen ist die Eingabe im Editor für terminierte Buchungen. Wenn wir mehrere terminierte Buchungen hintereinander erstellen wollen, kann das der schnellere Weg sein.

Wählen Sie dazu in der Menüleiste des Hauptfensters den Eintrag AktionenTerminierte BuchungenTerminierte Buchungen Editor . Eine neue Karteikarte Terminierte Buchungen wird von GnuCash - wie unten dargestellt - im Hauptfenster angezeigt:

Leere Karteikarte Terminierte Buchungen

Leere Karteikarte Terminierte Buchungen

Diese Karteikarte enthält eine (zur Zeit leere) Liste aller terminierten Buchungen. Wir erzeugen eine neue terminierte Buchung durch Klicken der Taste Neu in der Werkzeugleiste. Es erscheint das unten dargestellte Fenster:

Fenster Terminierte Buchung bearbeiten — Karteikarte Übersicht

Fenster Terminierte Buchung bearbeiten — Karteikarte Übersicht

Zuerst tragen wir oben im Fenster einen Namen für die neu erstellte terminierte Buchung ein.

Anmerkung

Dieser Name dient nur der Kennzeichnung der Buchung in der Liste der terminierten Buchungen im Fenster Terminierte Buchung bearbeiten und tritt nicht in der Buchungsansicht auf.

Im Bereich Optionen der Karteikarte Übersicht gibt es vier Auswahlmöglichkeiten:

Aktiv

bestimmt den Status der terminierten Buchung.

Automatisch erstellen

Wenn diese Option gewählt wird, wird die terminierte Buchung ohne Rückfrage ins Hauptbuch eingetragen (siehe unten). Durch die Auswahl von Bei Erstellung benachrichtigen können Sie einstellen, dass Sie über den Eintrag der Buchung informiert werden.

Im Voraus erstellen

Mit dieser Option können Sie einstellen, ob, und wie viele Tage im Voraus die Buchung erstellt werden soll.

Im Voraus erinnern

Mit dieser Option können Sie einstellen, ob, und wie viele Tage im Voraus Sie an eine fällige Zahlung erinnert werden wollen. Das ist sehr nützlich, wenn Sie ein Zahlungsziel ausnutzen wollen, und eine Erinnerung eine Woche vor Ablauf der Zahlungsfrist ermöglicht es Ihnen, die Zahlung termingerecht zu veranlassen (oder den Scheck zuzusenden).

Der Bereich Auftreten ermöglicht es Ihnen, GnuCash mitzuteilen, dass die terminierte Buchung nur bis zu einem bestimmten Datum ausgeführt werden soll. Zum Beispiel können Sie, wenn Sie ein Darlehen zurückzahlen, entweder das Enddatum oder die Anzahl der noch offenen Zahlungen einstellen.

Wählen Sie jetzt die Karteikarte Häufigkeit im Fenster Terminierte Buchungen bearbeiten. Hier können Sie die zeitbezogenen Werte der Buchung einstellen.

Terminierte Buchungen bearbeiten — Karteikarte Häufigkeit

Terminierte Buchungen bearbeiten — Karteikarte Häufigkeit

Häufigkeit

Stellt die Häufigkeit des Auftretens der Buchung ein, mit Einstellungen für einmal, täglich, wöchentlich, halbmonatlich und monatlich. In unserem Beispiel setzen Sie die Häufigkeit auf monatlich.

Anmerkung

Durch die Einstellung unter Alle ist es möglich einzustellen, dass die Buchung auch in anderen Intervallen, als den in der Liste Häufigkeit angegebenen, auftreten soll (siehe unten).

Anfangsdatum

Stellt ein, wann die Buchung des erste Mal ausgeführt werden soll. In unserem Beispiel würde es auf den Beginn des nächsten Monats gesetzt.

Alle

Diese Option erlaubt Ihnen, den Termin für die Buchung auf ein Vielfaches des Wertes im Feld Häufigkeit einzustellen. Zur Planung einer Buchung, die alle drei Wochen durchgeführt werden soll, stellen Sie zum Beispiel Häufigkeit auf wöchentlich und Alle auf 3.

Am und außer am Wochenende

Diese Eingabefelder dienen der Auswahl des Ausführungstags, und legen fest, wie GnuCash vorgehen soll, wenn dieser Tag auf ein Wochenende fällt.

Anmerkung

Wir wissen, dass die Gebühr am 28. jeden Monats fällig wird, deshalb geben wir als Anfangsdatum zum Beispiel den 1. November 2003 ein (unter der Annahme, dass im November die nächste Zahlung erfolgen soll). Die Häufigkeit stellen wir auf monatlich. Mit diesen Einstellungen wird die Buchung jeden Monat am 28. erzeugt. Da in unserem Beispiel die Zahlungen für das Internet monatlich abgebucht werden, brauchen wir die Buchung weder im Voraus zu generieren, noch müssen wir ein Enddatum eingeben.

Wenn die Einstellungen auf dieser Karteikarte durchgeführt wurden, markiert GnuCash das Ausführungsdatum der zukünftigen Buchungen im unten auf der Karteikarte dargestellten Kalender.

Wählen Sie zum Schluss die Karteikarte Buchungsvorlage und geben Sie die Buchung im unteren Teil der Karteikarte ein, wie Sie es normalerweise im Hauptbuch tun würden. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie bei der Eingabe kein Datum eingeben.

Jetzt sollte ihr Fenster folgendermaßen aussehen:

Terminierte Buchungen bearbeiten — Karteikarte Buchungsvorlage

Terminierte Buchungen bearbeiten — Karteikarte Buchungsvorlage

Bitte klicken Sie auf das Symbol Eingabe, um die Buchungsvorlage abzuspeichern.

Klicken Sie jetzt auf OK, um zur Karteikarte für Terminierte Buchungen zu gelangen. Diese zeigt jetzt den Eintrag für die terminierte Buchung in der Liste Buchungen:

Eingegebene terminierte Buchung

Eingegebene terminierte Buchung

Tipp

Wenn Sie mit der Maus auf den Kalender klicken, wird ein kleines Fenster eingeschaltet, welches für den Tag, auf den die Maus zeigt, alle terminierten Buchungen anzeigt. Um das Fenster wieder auszuschalten, klicken Sie noch einmal auf den Kalender.

Sie können jetzt die Karteikarte Terminierte Buchung schließen und Ihre Eingabe speichern.

Anmerkung

Das Folgende ist nur eine Beschreibung und muss nicht an dieser Stelle in die GnuCash Datenbank eingetragen werden. Gemäß diesem Beispiel werden die untenstehenden Dialoge erscheinen, sobald die terminierten Buchungen durchgeführt werden sollen.

Sobald GnuCash gestartet wird, erhalten Sie von jetzt an die Anzeige des Fenster Seit letztem Aufruf... mit der Zusammenfassung der aktuell anstehenden terminierten Buchungen mit Status (Erinnerung, Zu Erstellen etc...) eine detaillierte Beschreibung der Optionen finden Sie im GnuCash Handbuch):

Terminierte Buchungen Erinnerungsfenster

Terminierte Buchungen Erinnerungsfenster

Falls nötig können Sie auf die Spalte Status klicken, um den Status der terminierten Buchung zu ändern. Klicken Sie dann auf den OK Knopf, um das Fenster Seit letztem Aufruf... zu schließen und die anstehenden Transaktionen zu buchen. Wählen Sie Abbrechen, um die Eintragung der anstehenden Transaktionen in das Hauptbuch zu überspringen.

Wenn Sie im Feld Status die Option Zu Erstellen gewählt haben, werden Sie bei einem Blick in die Buchungsansicht Ihres Kontos sehen, dass die Buchung erstellt wurde:

Tipp

Wenn Sie die Option Erzeugte Buchungen durchsehen in der unteren rechten Ecke des Fensters Seit letztem Aufruf... wählen, öffnet GnuCash nach Bestätigung mit OK die Karteikarten aller Konten, in die automatisch die terminierten Buchungen eingetragen wurden.

Anmerkung

Wenn Sie die Buchung für den 28. April hier erstellten, dann greifen Sie zurück auf die zuletzt gespeicherte GnuCash-Datei durch Auswahl von DateiÖffnen und auswählen der vorherigen gcashdata_3 GnuCash-Datei.