Jede Buchung besteht aus zwei Teilen: Der eine Buchungsteil vermindert ein Konto (Debit) und der andere erhöht ein anderes Konto (Kredit) um den gleichen Betrag. Dadurch ist sichergestellt, dass die Bücher ausgegelichen sind: Der Unterschied zwischen Erträgen und Aufwendungen ist identisch zur Summe aller Aktiva und Eigenkapital.

Das von GnuCash verwendete übersichtliche Kontobuch bietet eine leicht zu bedienende Oberfläche um Buchungen einzugeben.

Das Kontenblatt unterstützt Scheckbuchungen und Kreditkartenumsätze genauso wie Aktien- oder Devisenhandel. Die folgenden Funktionen werden ebenfalls unterstützt:

• Die Möglichkeit, mehrteilige Buchungen einzugeben
• Die Möglichkeit eine Buchung als bestätigt oder abgeglichen zu markieren
• Automatisches Ausfüllen ähnlicher Vorgänge
• Die Fähigkeit, mehrere Konten gleichzeitig in einem Fenster darzustellen
• Eine Summenzeile, die alle relevanten Kontenstände auflistet
• Viele Optionen um Aussehen und Inhalte anzupassen

Sie können sich wiederholende Buchung erzeugen mit einer großen Bandbreite von Beträgen und Zeiträumen. Sie können sich auch erinnern lassen, wann eine Buchung fällig ist.

Ein Assistent wird zusammen mitGnuCash gestartet, der es erlaubt terminierte Buchung aufzuschieben ohne sie zu löschen oder schon vor Fälligkeit auszuführen.

GnuCash hat eingebaute Module um Diagramme Ihrer Finanzdaten anzuzeigen als:

• Balkendiagramme
• Tortendiagramme
• Streudiagramme

GnuCash beinhaltet ebenso einen großen Satz von standard und benutzerdefinierbaren Berichten, wie z. B.:

• Bilanz
• Gewinn & Verlust
• Portfolio-Bewertung
• und vieles mehr.

Grafiken und Berichte können leicht in Aussehen und Inhalt angepaßt werden, ganz wie der Nutzer es benötigt.

Der Abgleich von Konten erlaubt dem Benutzer alle eingegebenen Buchungen eines Kontos mit dem zugehörigen Bankauszug abzugleichen. Dies ist sehr nützlich um übersehene Buchungen oder Datenfehler aufzuspüren und die Übereistimmung sicherzustellen.

Die eingebaute Kontenabstimmung vereinfacht den Abgleich der in GnuCash eingetragenen Konten mit Kontoauszügen.

Die Einnahme-/Ausgabenkonten entsprechen den Kategorien aus einfachen Finanzverwaltungsprogrammen. Sie erlauben es Ihnen, Ihre Zahlungsflüsse übersichtlich zu ordnen. Mit diesen Konten ist eine doppelte Buchführung möglich. Abgerundet durch die Eigenkapital-/Bestandskonten können Sie Berichte erstellen, die in einfacheren Systemen nicht möglich sind, zum Beispiel eine Gewinn- und Verlustrechnung.

Für geschäftliche Anwendungen können Kunden und Lieferanten verwaltet werden. GnuCash besitzt ein System für Konten mit Forderungen und Verbindlichkeiten, Rechnungsstellung und Erledigung von Zahlungen. Auch unterschiedliche Besteuerungs- und Fälligkeitsregeln werden unterstützt.

Durch die Nutzung der offene-Posten-Konten ist es auch möglich Lohnkonten für Ihre Beschäftigten zu führen.

GnuCash gibt Ihnen auch ein Werkzeug zur Budgetplanung an die Hand, so dass Sie leicht Ihre finanzielle Strategie planen können.

GnuCash unterstützt die Verwendung mehrerer Währungen und den Handel mit ihnen. Bei Verwendung der doppelten Buchführung werden Währungsänderungen zwischen Konten berücksichtigt.

GnuCash besitzt eine Reihe von Funktionen, um Anlagen zu überwachen. Von einfachen festverzinslichen Wertpapieren bis zu börsennotierten Aktien kann GnuCash ihre Anlagen verwalten.

Holt die Kurse Ihrer Wertpapiere von verschiedenen Websites und aktualisiert Ihr Portefolio automatisch. Zusätzliche Preisquellen werden regelmäßig hinzugefügt.

Neben dem ursprünglichen XML-Dateiformat kann GnuCash die Daten seit Version 2.4 auch in einer SQL Datenbank speichern (SQLite3, MySQL oder PostgreSQL).

Beachten Sie, daß dieses Merkmal als experimentell eingestuft ist. Es funktioniert zwar in den meisten Anwendungsfällen, aber es wurden Ausnahmefälle berichtet, die zu Datenverlusten führten. Die GnuCash-Entwickler beheben jeden Fehler nach Eingang eines Berichts, aber es gibt noch keine vollständige Test-Abdeckung. Daher können immer noch Szenarien existieren, die zu Datenverlusten führen.

Wenn Sie Ihre Daten aus anderen Programmen zu GnuCash migrieren möchten, können Sie Intuit^® Quicken^® QIF Dateien mit Hilfe eines praktischen Assistenten importieren.

GnuCash ist die erste freie Softwareanwendung, die das Open Financial Exchange Protokoll unterstützt, welches viele Banken und Finanzdienstleister beginnen einzusetzen.

Eine Überwachung aller Überweisungen stellt sicher, dass Duplikate sicher erkannt und beim Import sicher gelöscht werden.

GnuCash unterstützt auch Online-Banking mit dem deutschen Standard FinTS. Kontostände und Umsätze können abgerufen werden und Überweisungen und Lastschriften können online gesendet werden.

GnuCash läuft unter vielen verschiedenen Betriebssystemen wie z.B. Windows, MacOSX und Linux.

GnuCash kann mit internationalen Datums- und Währungsformaten umgehen. Die Menüs und Meldungen der Anwendung wurden in 61 Sprachen, einschließlich Chinesisch, Dänisch, Französisch, Deutsch, Ungarisch, Italienisch, Japanisch, Norwegisch, Polnisch, Portugiesisch, Russisch, Spanisch, Schwedisch, Türkisch, Ukrainisch, und Britisches Englisch übersetzt. Die Dokumentation ist in Englisch, Französisch, Portugiesisch und Spanisch verfügbar.

Ein umfangreicher Buchungssuche-Dialog kann Ihnen helfen, schnellstens eine Nadel in einem Heuhaufen zu finden.

Schecks können in US-amerikanischen Standardformaten auf gängige Formulare gedruckt werden. Eine grafische Benutzeroberfläche erlaubt aber auch die Entwicklung eigener Layouts.

Ein geführter Dialog zur Erstellung von Tilgungratenzahlungen als terminierte Buchung.

GnuCash ist gut dokumentiert, es gibt das Manual, und neue Benutzer haben die Möglichkeit im Kurs und Konzepte viele Dinge zu erfahren. Dieses Dokument gibt Hintergrundinformationen zu buchhalterischen Prinzipien und wie sie in GnuCash umgesetzt werden, mit vielen praktischen Beispielen Schritt für Schritt.