Het programma dwingt af dat elke boeking één rekening debiteert en een andere rekening crediteert voor hetzelfde bedrag. Dit zorgt ervoor dat de boekhouding sluitend blijft: het saldo van inkomsten en uitgaven is zo altijd exact gelijk aan het saldo van bezittingen en schulden.

GnuCash ondersteunt de weergave van rekeningdetails in de vorm van een dagboek, waardoor het mogelijk is om boekingen op een eenvoudige, voor de hand liggende manier in te voeren.

Deze dagboeken ondersteunen verschillende betaalvormen (pinnen, creditcard), de ontvangst van inkomsten en de transacties van beleggingen en/of vreemde valuta. De volgende functionaliteiten zijn ook beschikbaar:

• De mogelijkheid om boekingen met meerdere tegenrekeningen in te voeren
• De mogelijkheid om boekingen als bevestigd of afgestemd aan te merken
• Automatisch aanvullen bij invoer van boekingen
• De mogelijkheid om meerdere rekeningen tegelijkertijd in één dagboek weer te geven
• Een samenvattingsbalk die alle relevante saldo-informatie van de rekening toont
• Veel opties om het uiterlijk en de weergavestijl zelf aan te passen

U kunt periodiek terugkerende boekingen invoeren, waarbij u bedrag en timing in hoge mate zelf aan kunt passen. Ook kunt u een automatische herinnering instellen wanneer een boeking plaats dient te vinden.

Een dialoogvenster, dat zich opent zodra Gnucash wordt opgestart, stelt u in staat om eerder geplande boekingen uit te stellen (zonder deze te annuleren) of juist vóór de eerder ingeplande datum uit te voeren.

GnuCash heeft een geïntegreerde module om grafieken van uw financiële gegevens weer te geven als:

• Staafdiagram
• Cirkeldiagram
• Puntenwolk

GnuCash wordt tevens geleverd met een groot aantal standaard- en maatwerkrapporten, zoals:

• Balans
• Winst-en-verliesrekening
• Waardebepaling portefeuille
• en vele andere.

Grafieken en rapporten kunnen qua uiterlijk en inhoud zeer eenvoudig worden aangepast aan de behoefte van elke gebruiker.

Het afstemmen van een rekening is een bewerking waarbij de ingevoerde boekingen op een rekening worden afgestemd met een brondocument (zoals een rekeningafschrift). Dit is met name zinvol om de volledige en juiste invoer van alle boekingen vast te stellen.

Het GnuCash afstemmingsvenster, dat doorlopend het afgestemde en het verwerkte saldo toont, maakt het afstemmen met rekeningafschriften tot een eenvoudige taak.

De rekeningsoorten Opbrengsten en Kosten maken het mogelijk om uw kasstromen te categoriseren. In combinatie met het dubbel boekhouden en de aanwezigheid van Eigen vermogen-rekeningen bent u hierdoor in staat om rapporten te genereren die bij standaardsystemen niet mogelijk zijn (zoals een winst-en-verliesrekening).

Het leven van een ondernemer wordt een stuk eenvoudiger door het beheren van klanten (debiteuren), leveranciers (crediteuren), BTW-tarieven en betalingsvoorwaarden met hieraan gekoppelde opdrachten, facturen en betalingen.

Met gebruik van open-postrekeningen kan zelfs een salarisadministratie voor uw medewerkers worden opgezet.

Daarnaast biedt GnuCash de mogelijkheid om een budget voor uw onderneming in te voeren, waardoor het eenvoudiger wordt om uw financiële strategie uit te plannen.

Elke rekening kan in een eigen munteenheid worden geadministreerd. Door toepassing van dubbel boekhouden (en ondersteuning voor wisselkoersen) blijft de boekhouding sluitend bij transacties waarbij verschillende munteenheden betrokken zijn.

Volg de prestaties van uw beleggingen individueel (een per rekening) of als portefeuille (een groep rekeningen gezamenlijk).

Door de ondersteuning voor het online ophalen van koersinformatie voor beleggingen en fondsen wordt de waarde van uw effectenportefeuille automatisch bijgewerkt. Nieuwe bronnen voor koersinformatie worden regelmatig toegevoegd.

GnuCash slaat uw gegevens standaard o in een xml formaat. Sinds versie 2.4 is het ook mogelijk uw GnuCash-gegevens op te slaan in een SQL-databank met behulp van SQLite3, MySQL of PostgreSQL.

Merk op dat deze ontwikkeling als experimenteel beschouwd wordt. Het werkt voor de meest voorkomende gebruikersscenario's, maar in sommige randgevallen is er verlies van gegevens gemeld. De GnuCash lossen alle problemen op die gemeld worden. Maar er is geen volledige test dekking, dus er kunnen nog steeds scenario's zijn waarin gegevens verloren gaan.

Indien u migreert vanuit andere financiële software is het goed om te weten dat GnuCash in staat is om gegevens in het Intuit^® Quicken^® QIF-bestandsformaat te importeren met behulp van een praktische assistent.

GnuCash is tevens het eerste vrije softwareprogramma met ondersteuning voor het OFX-protocol (Open Financial eXchange) dat veel banken en financiële instellingen beginnen te gebruiken.

Een systeem voor boekingsherkenning zorgt ervoor dat eventuele doublures met reeds bestaande boekingen worden herkend en automatisch worden verwijderd tijdens het importeren.

GnuCash is het eerste vrije softwareprogramma met ondersteuning voor het Duitse Home Banking Computer Information-protocol. Dit stelt gebruikers met Duitse bankrekeningen in staat om het rekeningverloop te downloaden en om rechtstreeks betalingsopdrachten door te geven.

GnuCash kan worden uitgevoerd op verschillende besturingssystemen, waaronder Windows, Mac OS X en Linux.

GnuCash kan omgaan met verschillende internationale datumopmaken en munteenheden. De toepassing is vertaald in 61 talen, waaronder Chinees, Deens, Duits, Frans, Hongaars, Italiaans, Japans, Nederlands, Noors, Pools, Portugees, Russisch, Spaans en Turks. Documentatie is beschikbaar in het Engels, Frans, Portugees en Spaans.

Een krachtig dialoogvenster voor transactie-zoekopdrachten kan u helpen snel de naald in de hooiberg te vinden.

Cheques kunnen in een voorgedefinieerde opmaak worden afgedrukt op gangbare formaten chequepapier. Een dialoogvenster ondersteunt bij het instellen van de gewenste chequeopmaak.

Een interactief hulpmiddel om alle met leningen samenhangende betalingen in te stellen als periodiek terugkerende boekingen.

GnuCash is erg goed gedocumenteerd. In aanvulling op de handleiding kunnen nieuwe gebruikers de Concepten- en zelfstudiegids raadplegen. Dit document geeft achtergrondinformatie over boekhoudkundige principes en hoe deze terugkomen in GnuCash, aangevuld met veel stap-voor-stap beschreven voorbeelden.